Intro
I 2022 er den nye bogføringslov trådt i kraft, som pålægger virksomheder at “bogføre digitalt”. For at sikre at de enkelte virksomheder kan leve op til de nye krav i bogføringsloven, så indføres der også nye regler for regnskabsprogrammerne. De nye regler for regnskabsprogrammerne betyder, at de skal tilbyde og understøtte funktionalitet og en højere grad af IT-sikkerhed, som gør det nemmere for virksomheder, at automatisere bogføringsprocesser og overholde kravene om digital bogføring.
Det betyder dermed at virksomheder allerede nu bør tage stilling til den nye lov og tilrettelægge bogholderiet derefter. Der er dog forskel på hvornår de nye bestemmelser træder i kraft, da reglerne indføres løbende over de næste 4 år.
Hvem er omfattet?
Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark er i udgangspunktet omfattet af lovgivningen. Der er dog nogle undtagelser. De mindste virksomheder, herunder Personlige virksomheder og I/S’er med en årlig omsætning på under 300.000 kroner, er fritaget for nogen af de nye regler, bl.a. kravet om anvendelse af digitalt bogføringssystem. Alle selskaber, d.v.s. ApS’er samt A/S’er er omfattet.
Men hvad går den nye bogføringslov så helt præcis ud på?
Den nye bogføringslov og regler for digital bogføring opstiller regler for tilrettelæggelse af bogføring, hvor længe bogføringsmaterialet skal opbevares, samt hvilket bilagsmateriale virksomheden har pligt til at opbevare. Derudover gives der nye beføjelser til myndighederne overfor virksomheder, hvis bilagsmateriale bliver væk/ikke opbevarer det tilfredstillende, ikke har bogført, er nystiftede, eller har fravalgt revision.
De vigtigste nye krav kogt ned:
- Virksomheder der har fravalgt revision, eller er nystiftede kan få kontrolbesøg af erhverhvsstyrelsen til en såkaldt “risikobaseret bogføringskontrol”, hvor det tjekkes om man lever op til bestemmelserne. Bemærk, at bødesatserne kommer til at gå op til 1,5 mio kr.
- Bilag skal opbevares digitalt, f.eks. I dit cloud-baserede regnskabsprogram, hos en tredjepart, eller en udbyder, i mindst 5 år. Der er dermed slut med med at aflevere skotøjsæsker, eller flyttekasser med bilag til din revisor, når der skal laves årsrapport. Du må gerne have dine egne flyttekasser med bilag. Erhvervsstyrelsen eller SKAT gider bare ikke rode dem igennem mere.
- Du skal bruge et system, hvor alle ændringer af tidligere registreringer fremgår, hvilket i praksis betyder, at man ikke længere vil kunne anvende Excel.
- Du skal regelmæssigt sikkerhedskopiere, eller anvende et digital bogføringssystem, der sikkerhedskopierer dine bilag og enkelte registreringer regelmæssigt. Bogføringsmaterialet skal kunne genskabes ud fra sikkerhedskopierne.
- Der skal udarbejdes afstemninger, der har relevans for indberetninger til de offentlige myndigheder seneste på dagen for fristens for indberetnings udløb. Man må formode, at det herunder er afstemning af bl.a. Omsætning og tilgodehavender der er relevant for webshops, inden der skal indberettes moms
- Løbende bogføring: Krav om registrering hurtigst muligt, efter en transaktionen har fundet sted. Forstået på den måde, at har man mange transaktioner (f.eks. køb og salg), så er der lagt op til at du ikke kan nøjes med at bogføre en gang om ugen eller en gang om måneden. Det er dog ikke blevet nærmere præciseret indtil videre, hvor mange eller hvor få transaktioner man skal have før det skal være dagligt eller ugentligt.
- Krav om transaktionsspor og kontrolspor, så alle registreringer altid kan følges til det korrekte bilag.
Men hvordan og hvornår implementeres ændringerne
Alle regler er ikke helt færdigbeskrevet endnu, da erhvervsstyrelsen fra 2022 til og med 2026, kommer til at præcisere hvilke regler der skal gælde, hvordan de præcist skal formuleres. F.eks. er følgende to bekendtgørelser stadig i høring “anmeldelse og registrering af digitale bogføringssystemer”, samt “Krav til digital bogføringssystemer”. Det er nemlig ikke kun virksomhederne selv, der bliver pålagt nye regler. Regnskabsprogrammerne bliver også pålagt at skulle efterleve regler for “sikkerhedskopiering af bilagsmateriale” og IT-sikkerhed, samt understøtte specifikke funktionaliteter og automatisering af arbejdsprocesser, som bankafstemning, samt afsendelse og modtagelse af e-fakturaer.
Erhverhvstyrelsen er som nævnt tidligere i gang med at indsamle høringssvar for de nye bekendtgørelse vedr. digitale bogføringssystemer. Dernæst vil der være en periode, hvor bogføringssystemerne får tid til at tilpasse deres systemer, så de overholder de nye krav. Vil du læse mere om kravene til de digitale bogføringssystemer, så læs mere her
Regler for digital bogføring og kravet om at anvende digitale bogføringssystemer træder i kraft for selskaber (ApS’er) tidligst 01. Januar 2024. For personlige virksomheder tidligst 2026. De digitale bogføringssystemer får præciseret hvilke regler de skal overholde senest 1. Januar 2023. Der er lagt op til at bogføringssystemer skal godkendes og registreres af erhvervsstyrelsen. Det bliver dermed muligt, at vælge et regnskabsprogram der fremgår af listen. Dermed bliver du sikret at du overholder kravene om digital bogføring, hvis du vælger et registreret bogføringssystem fra listen.
Ting du skal tage stilling til allerede nu
Vær opmærksom på, at du allerede fra 01. Juli 2022 skulle overholde følgende bestemmelser i bogføringsloven:
- - Løbende bogføring og afstemninger - (jf. § 11).
- - Opbevaringspligt af bilagsmateriale (jf. kap. 4 i bogføringsloven)
- - Og opbevaring af en “beskrivelse af bogføringsprocedurer”
OBS! Erhvervsstyrelsen har netop frigivet deres vejledning/skabelon til beskrivelse af bogføringsprocedurer, som du kan downloade her
Øvrigt:
Med Storebuddy sikrer du automatisering af dine bogføringsprocesser. Vi bogfører løbende og giver værktøjerne til at at afstemme både omsætning, moms og tilgodehavender på en nemmere måde. Du og din revisor, eller bogholder, behøver derfor ikke at grave igennem rapporter fra webshoppen, samt uendelige mængder af filer med udbetalinger fra din indløser for at finde ud af om det stemmer.
Læs eventuelt bogføringsloven her
Eller Læs mere om de nye regler på erhvervsstyrelsens hjemmeside
