Storebudddys egen “fakturagenerator” har været live i vores app i nogle måneder nu, sådan er du sikret din dokumentation overfor SKAT.
Men hvorfor er det vi har bygget en fakturagenerator? For at finde ud af det, skal vi lige skrue tiden nogle år tilbage.
Da de mest populære online regnskabsprogrammer blev bygget, der var der ikke så meget hensyn til at e-handel blev så stort, som det er nu. Regnskabsprogrammerne blev lavet til at der sad mennesker og tastede alting ind direkte i systemet. Man lavede derfor moduler, der selv beregnede priser, moms og ordretotal, ud fra de varelinjer og rabatter man havde indtastet på fakturalinjerne. Det var rigtig smart.
Det var dermed slut med at beregne priser, rabat og moms på en regnemaskine eller i excel og indtaste det i Word, hvorefter man udsendte en faktura på mail eller brev. For nemhedens skyld byggede man systemerne op omkring specifikke afrundingsmetoder på varelinjer, rabatlinjer, moms og ordretotaler, samt satte et max antal på antallet af decimaler. Ikke mere regnemaskine. Super smart.
Efterhånden som e-handel begyndte at vinde frem, voksede behovet for automatisering af overførsel af ordrer fra webshop til små og mellemstore virksomheders regnskabsprogrammer. Løsningen var API’erne, der muliggjorde at man data mellem systemerne uden fysisk at sidde og taste dem, eller uploade .csv-filer. Det var også super smart.
Og så springer vi frem til et problem der har eksisteret siden og stadig eksisterer i dag
Systemerne beregner summer af varelinjer, moms, og rabatter forskelligt. Det vil sige, at man godt kan have en ordre, med en ordretotal der beregnes af webshoppen til at være 1.000 kr., men når man opretter den som faktura i regnskabsprogrammet (med de samme varer, momssatser, stk og priser), så beregnes totalen til 999,99 kroner.
Det er i bedste fald ikke så godt, at kunden nu modtager en faktura på et andet beløb end de så i webshoppen. I værste fald, så overholder man ikke aftalen man har med kunden om pris. Derudover, så opstår der nu differencer i bogføringen, da man jo hæver beløbet der stod i webshoppen - ikke hvad regnskabsprogrammet beregner totalen til at være.
Lad os tage et eksempel:
- Der sælges et produkt til 199,2 kr
- Der sælges derudover fragt til 28 kr
- Der fratrækkes nu en rabat på -43,82
Det er lig med 183,38
Her lægges der 25% moms oveni. 183,38 *1,25 = 229,225
Her har vi så balladen. For Woocommerce afrunder totalen til 229,22, men når vi sender samme tal over til f.eks. Billy, så regner de totalen ud til 229,23.
Hvad gør man så?
Vi har i dag to muligheder i vores system, som man kan gøre brug af:
- Vi opretter ordren i regnskabsprogrammet og ignorerer alle fejl - eller…
- Sletter kladden igen, hvis vi får et svar fra billy om, at de har regnet faktura-totalen ud til et andet beløb end webshoppen gjorde.
Gennem tiden har dette skabt en del forvirring. For hvorfor mangler vores kunder enten en masse ordrer i deres regnskabsprogram? Eller hvorfor er der masser af differencer på deres ordre i regnskabsprogrammet?
Svaret er som nævnt - forskellig afrunding mellem webshop og regnskabsprogram…
Det er en af grundene til, at vi længe har fokuseret på, at bogføre udenom fakturamodulet i regnskabsprogrammerne og i stedet bogført med finansbilag, så vi undgår forskelle mellem ordretotal i webshop og regnskabsprogram. D.v.s vi har givet vores kunder mulighed for at få bogført direkte i kassekladden i e-conomic og Billy, samt oprette bilag inde på “bilagsoversigten” i Dinero.
Forskelle i momsopsætningen mellem webshoppen og regnskabsprogrammet har drillet mange af vore brugere gennem tiden. For hvis du først har slået vores “fejl-tjek” fra for at undgå at bogføringen bremses af øredifferencer, ja så er du rigtigt på den, hvis der er produkter du har glemt at oprette med moms i din webshop. Der kan være overført mange fakturaer som du skal ind og rette bagefter i regnskabsprogrammet. I værste fald har du måske allerede sendt dem ud til kunderne. Skaden er dermed sket.
Derudoverer stiller regnskabsprogrammernes momsberegning, som er afhængig af salgskategorier (Billy), eller varegrupper (e-conomic), krav til at man har en høj grad af forståelse for hvordan moms fungerer, hvis man tilføjer nye varekategorier i webshoppen, eller i regnskabsprogrammet. Derudover kræver det at man har tiden og disciplinen til at sætte sig ind at synkronisere momsberegningen og produkternes SKU-numre mellem webshoppen og regnskabsprogrammet, når man foretager ændringer i moms.
Derfor har vi fundet ud af at det er nemmere og mere fejlsikret, at bogføre med finansbilag, så vi selv kan styre hvilken momskode, der påføres salget i bogføringen og vi undgår afrundingsdifferencer. Det gør det også langt mindre omstændigt at understøtte bogføringen af OSS moms.
Det har tidligere dog betydet, at vores kunder har været tvunget til, at tilkøbe plugins i deres webshop, som kunne generere en faktura for dem. En potentielt dyr og omstændig løsning.
Derfor har vi nu lavet vores egen fakturagenerator inde i Storebuddy. Det vil sige, at der nu kan dannes en PDF faktura på baggrund af en webshop ordre. På den måde har du altid mulighed for at få dannet en faktura, såfremt en virksomhed anmoder om en faktura til deres bogholderi i stedet for en ordrebekræftelse - eller til SKAT kommer på besøg og ønsker dokumentation.
Opsætningsmulighederne på fakturaen er blandt andet:
- Der kan angives et logo - enten i skrift, eller ved at tilføje et billede
- Der kan tilføjes stamoplysninger, navn, adresse, e-mail, CVR nummer, By, land, e-mail, website, bankoplysninger osv.
- Der kan vælges mellem flere forskellige skrifttyper til layoutet,
- Der findes 2 sprogversioner. Det kan indstilles, at kunder i Danmark modtager dansk faktura - og andre modtager en engelsk.
- Fakturaen indeholde nummerering, der henviser til ordren i shoppen
Jo mere feedback desto bedre. Har du idéer til tilpasninger, så send dem gerne via knappen “send feedback”
Du finder den nye opsætningsmulighed under “Konto” > vælg “forretningen” du vil opsætte fakturaen på > klik på “indstillinger” > klik på “fakturaindstillinger”
Ønsker du at høre mere om Storebuddy og fordelene ved vores bogføringsmetoder? 👇
